Le plan de préparation opérationnelle et de mise en service: mettre en place des contrôles efficaces

8 octobre, 2019 | Blogue

Sylvain Boily

Sylvain Boily, ing., MBA, PMP

Directeur de projet – Préparatifs opérationnels et mises en service

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Dans mon billet de blogue précédent, intitulé « Le plan de préparation opérationnelle et de mise en service : la clé d’un démarrage réussi », nous avons exploré la première étape du plan de préparation opérationnelle (PO) et de mise en service (MES) proposé par BBA, qui comprend les éléments suivants :

  1. Définition des préparatifs opérationnels
  2. Contrôle des préparatifs opérationnels
  3. PO
  4. Préparation des vérifications préopérationnelles (VPO) et de la MES
  5. VPO
  6. MES
  7. Exploitation de l’usine et optimisation de la production (ramp-up)

Lors de la définition de la PO et de la MES d’un projet, les différentes étapes du plan sont présentées à haut niveau en exposant les activités typiques pour un projet comparable. L’objectif est de produire un échéancier préliminaire qui tient compte des principaux jalons du projet jusqu’à l’atteinte de la production nominale et de définir une structure organisationnelle préliminaire avec les principaux responsables du plan.

Le choix du directeur de la PO et de la MES est bien entendu un élément clé du succès du plan. Il fera le pont entre l’équipe du projet et la future équipe d’exploitation, et il assurera la réalisation des différentes activités du plan avec les ressources humaines et matérielles prévues au budget tout en respectant l’échéancier.

Contrôle des préparatifs opérationnels

Le succès de tout projet, incluant la PO et la MES, est lié à la prise en compte des exigences concurrentes entre la portée, l’échéancier et les coûts, comme l’illustre la figure suivante qui représente le triangle bien connu de la gestion de projet :

Inévitablement, chaque projet comporte son lot de changements qui peuvent toucher l’envergure, l’échéancier ou les coûts, ainsi que des risques et des conflits potentiels. Les risques, les conflits et les changements sont inévitables, et ils doivent être au centre des préoccupations du directeur de la PO et de la MES, comme le représente la figure suivante :

Figure 2 : Changements, risques et conflits au cœur de la gestion de projet

En principe, tout projet d’envergure devrait comprendre au sein de son organisation une équipe de contrôle de projet aguerrie dotée des caractéristiques suivantes :

  • Une aptitude à détecter hâtivement les changements, les risques et les conflits;
  • La capacité de formuler un diagnostic et des recommandations appropriées;
  • La détermination nécessaire pour obtenir les approbations.

Cette équipe joue un rôle primordial afin d’assurer l’équilibre nécessaire entre les différents objectifs d’un projet, un équilibre qui ne se maintient pas sans une attention constante. En l’absence d’une telle équipe au sein du projet, il est essentiel d’y remédier en mobilisant un ou des spécialistes en contrôle du projet.

La réalisation du plan de PO et de MES nécessite un contrôle tout aussi rigoureux que le reste du projet. Idéalement, le contrôle du plan devrait être l’une des responsabilités de l’équipe de contrôle. Si tel n’est pas le cas, il faut alors prévoir une allocation budgétaire supplémentaire pour fournir les ressources et les outils nécessaires pour permettre à l’équipe de PO d’assumer cette responsabilité.

Définition des références de contrôle

Il importe d’entreprendre les activités suivantes afin de définir les références de contrôle pour la PO :

  • Préparation d’un échéancier dans un outil de planification couvrant les différentes activités des phases à venir du plan (étapes 3 à 7) :
    • PO
    • Préparation des VPO et de la MES
    • Exécution des VPO et de la MES
    • Début des activités et optimisation (ramp-up)
  • Planification de la mobilisation des ressources humaines
  • Liste des ressources matérielles et estimation
  • Préparation d’un budget de contrôle

Il faut aussi s’assurer que des processus de contrôle sont présents au sein du projet. Pour les définir, il importe de :

  • Déterminer les niveaux d’approbation pour l’engagement des fonds;
  • Préciser la méthodologie pour identifier les changements ainsi que définir leur portée, leurs coûts et leurs impacts sur l’échéancier;
  • Obtenir les approbations nécessaires avant d’autoriser l’implantation des changements;
  • Intégrer les changements dans les références de contrôle du projet.

Pour assurer le contrôle des références, il faut envisager l’usage d’un logiciel spécialisé en contrôle de coûts de projet, qui permet d’établir des prévisions en plus de maîtriser le budget du projet. Cela permet, durant l’exécution du projet, de comparer les prévisions les plus récentes à celles inscrites au budget jusqu’à la fin de l’échéancier et d’apporter ainsi les ajustements nécessaires pour éviter un dépassement des coûts. Il faut éviter d’utiliser un logiciel purement comptable pour contrôler les coûts de projet.

Activités récurrentes de contrôle

Lors de l’exécution de la PO et de la MES, il faudra entreprendre une série d’activités de collecte d’information et de mise à jour des outils de contrôle selon une périodicité déterminée, en général une fois par mois, pour s’assurer de rencontrer l’envergure déterminée en fonction de l’échéancier et des budgets alloués. Ces activités sont :

  • État de l’avancement des activités de PO et de MES (étapes 3 à 7 du plan);
  • Collecte de l’information liée aux coûts engagés;
  • Révision de l’échéancier pour cibler les activités en retard et déterminer les nouvelles prévisions;
  • Mise à jour des données dans l’outil de contrôle des coûts;
  • Mise à jour de l’échéancier dans l’outil de planification.

Il est recommandé d’utiliser un outil de suivi détaillant les différentes étapes du plan de la PO et de la MES afin d’évaluer l’avancement des activités en fonction de certains critères de pondération. Les critères d’avancement sont définis soit en fonction du budget dépensé selon la réalisation des activités ou soit en fonction de production de livrables.

Communication des avancements

La communication est un facteur de succès essentiel de tout projet et, en général, les équipes de projet qui communiquent efficacement sont plus performantes. Les communications peuvent prendre plusieurs formes, mais celles qui nous intéressent principalement dans le cadre de la PO et de la MES sont les communications formelles de l’avancement des différentes activités comprises dans le plan.

En premier lieu, il importe de définir les indices de performance et les différents tableaux de bord qui serviront dans le cadre des présentations et, encore plus important, dans le rapport mensuel du projet en cours. Ce rapport fait état des progrès accomplis par le projet durant le mois ainsi que des objectifs prévus pour le prochain. Il présente en général les rubriques suivantes :

  • Un sommaire exécutif présentant les faits saillants du mois
  • La santé et la sécurité
  • L’environnement
  • Les coûts
  • Les jalons du projet et l’échéancier
  • Les activités d’ingénierie
  • Les activités d’approvisionnement
  • Les activités de construction
  • Les activités de PO et de MES
  • Les problèmes et les préoccupations
  • La qualité
  • Les risques

La contribution de la PO et de la MES dépasse très souvent les bornes de la seule section s’y rapportant dans le rapport mensuel. Les impacts des activités de PO et de MES touchent en effet plusieurs des autres rubriques du rapport, et il est important d’assurer la production des informations attendues par l’équipe de contrôle du projet.

Les investisseurs n’aiment pas les surprises et préfèrent les organisations prévisibles qui livrent leurs projets à temps dans les limites du budget avec une envergure adaptée à leurs objectifs. Cette capacité d’exécution devient un facteur de succès de plus en plus significatif dans le profil de risque d’une organisation.

Dans le prochain blogue, nous aborderons la gestion des risques et la gestion documentaire, deux autres activités qui contribuent de manière significative à la réussite du plan de PO et de MES. Entretemps, contactez un de nos experts chevronnés en la matière si vous avez des questions concernant les préparatifs opérationnels et la mise en service. Vous pouvez aussi écouter le Vlog sur le même sujet : Accélérez l’atteinte de vos objectifs de production grâce à la préparation opérationnelle

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