Conseils pour budgéter la gestion dans vos projets d'ingénierie

Lorsqu’il est question du budget à consentir à la gestion dans un projet d’ingénierie, les sommes à prévoir varient de 5 % à 15 % des honoraires totaux du projet, ce qui représente une fourchette assez vaste.

En effet, ce qui est compris dans les activités de gestion de projet diffère d’un gestionnaire à l’autre. Aussi, certaines demandes des clients peuvent avoir une incidence sur le temps consacré à la gestion, comme la supervision des activités exécutées par d’autres fournisseurs ou la production de rapports de gestion plus élaborés ou plus fréquents qu’à l’habitude.

Voici les éléments de base qui devraient être inclus dans la gestion de projet. Veuillez noter que les activités énumérées ainsi que les efforts requis sont présentés à titre indicatif et doivent toujours être évalués selon les besoins spécifiques du projet :

Les avis de changement

Prenez note que le temps consacré à la préparation des avis de changement doit être estimé à même les avis. Aussi, lorsqu’un projet se prolonge, un avis de changement devrait être présenté pour couvrir les frais supplémentaires de gestion que cela occasionne.

La coordination

La coordination dans chacune des disciplines et les revues de qualité devraient faire partie des livrables d’ingénierie. Il en est de même pour la préparation des visites au site et la réservation des équipements, qui devraient faire partie du poste Visite au site, plutôt que Gestion de projet. Cependant, la coordination pour les déplacements et la réservation de véhicules et de chambres d’hôtel peuvent être incluses dans la gestion du projet.

D’autres activités peuvent être ajoutées selon le mandat :

• Gestion des sous-traitants
• Qualification du personnel auprès du client (par exemple pour les vérifications préopérationnelles, les mises en route, le changement de personnel)
• Coordination des formations requises pour œuvrer sur le chantier et validation des cartes SSE
• Coordination des déplacements et en particulier pour les voyages à l’international : visa, passeport, etc.

Dans les offres de service, n’hésitez pas à inclure les frais de SSE dans un poste séparé et à clarifier les attentes par rapport aux suivis : rapports mensuels, rencontres client, comptes rendus de réunion, etc. Il arrive que des clients ne souhaitent pas que la gestion de projet fasse l’objet d’un poste budgétaire distinct : vous devez alors la répartir dans chacun des lots de travail.

Enfin, pour les très petits projets, le traitement du dossier et la coordination avec le client requièrent des efforts qui doivent être estimés dans l’offre de service.

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